Rapportering er et af de områder hvor virksomheder bruger flest timer på mindst effekt. Ikke fordi tallene er ligegyldige, men fordi måden de bliver samlet og delt på, sjældent er indrettet efter hvordan folk faktisk træffer beslutninger. Her er fem tegn på at det er tilfældet hos jer.
1. Rapporten laves på et fast tidspunkt, men læses når nogen får tid
Hvis mandagsrapporten typisk bliver åbnet onsdag, er den to dage gammel når den bliver brugt. Så er spørgsmålet om den overhovedet behøver at være ugentlig — eller om den skulle være daglig og kortere.
2. Én person samler tallene, og alle venter på hende
Det er den mest almindelige flaskehals. Så snart rapporten afhænger af at én bestemt person henter data fra tre systemer og sætter dem sammen, er den både sårbar og langsom.
Automatisér hentningen
Det er sjældent selve tallene der er svære — det er at samle dem fra tre steder.
Lås definitionerne fast
Bliv enige om hvad omsætning betyder, før I bygger noget der viser den.
Giv adgang frem for udtræk
Når nogen kan se tallet selv, forsvinder halvdelen af henvendelserne.
3. Ledelsen beder om tal i stedet for selv at kunne se dem
Hver gang nogen skriver "kan du lige trække tallene for...", er det et tegn på at tallene burde have været tilgængelige uden at spørge.
4. Rapporten indeholder alt, så ingen kan se det vigtige
Tolv grafer på en side betyder at ingen af dem bliver læst. En god rapport viser det der har ændret sig, og gemmer resten til dem der vil grave.
5. Ingen kan huske hvorfor en bestemt kolonne er der
Det sker i alle rapporter der er mere end et år gamle. Nogen bad om et tal engang, det blev tilføjet, og nu bliver det vedligeholdt af vane. Én gang om året bør nogen spørge til hver enkelt del af rapporten: hvem bruger det her, og til hvad?
Hvordan kan vi hjælpe?
Tal hentet, formateret og leveret hvor folk allerede er — hver morgen, uden hænder.