التقارير من أكثر المجالات التي تنفق فيها الشركات ساعات كثيرة مقابل أثر قليل. ليس لأن الأرقام لا تهم، بل لأن طريقة جمعها ومشاركتها نادرًا ما تُصمَّم وفق الكيفية التي يتخذ بها الناس قراراتهم فعلًا. وإليك خمس علامات على أن هذا حالكم.
1. التقرير يُنتَج في وقت ثابت، لكنه يُقرأ متى تسنّى لأحدهم
إذا كان تقرير الاثنين يُفتح عادةً يوم الأربعاء، فقد مضى عليه يومان حين يُستخدم. وعندها يصبح السؤال: هل يحتاج أن يكون أسبوعيًا أصلًا — أم ينبغي أن يكون يوميًا وأقصر.
2. شخص واحد يجمع الأرقام، والجميع ينتظره
هذا أشيع عنق زجاجة. فما إن يعتمد التقرير على شخص بعينه يسحب البيانات من ثلاثة أنظمة ويجمعها، حتى يصبح هشًّا وبطيئًا معًا.
أتمِت الجمع
نادرًا ما تكون الأرقام هي الصعب — الصعب هو جمعها من ثلاثة أماكن.
ثبّت التعريفات
اتفقوا على معنى «الإيراد» قبل بناء شيء يعرضه.
امنح وصولًا بدل التصدير
حين يستطيع أحدهم رؤية الرقم بنفسه، يختفي نصف الطلبات.
3. الإدارة تطلب الأرقام بدل أن تتمكن من رؤيتها
في كل مرة يكتب فيها أحدهم «هل يمكنك فقط سحب أرقام...»، فتلك علامة على أن الأرقام كان ينبغي أن تكون متاحة دون طلب.
4. التقرير يحتوي كل شيء، فلا يرى أحد ما يهم
اثنا عشر رسمًا بيانيًا في صفحة واحدة تعني ألّا يُقرأ أي منها. التقرير الجيد يُظهر ما تغيّر، ويترك الباقي لمن يريد التعمّق.
5. لا أحد يتذكر لماذا يوجد عمود بعينه
يحدث هذا في كل تقرير عمره أكثر من سنة. طلب أحدهم رقمًا ذات مرة، فأُضيف، والآن يُصان بحكم العادة. ومرة في السنة ينبغي أن يسأل أحدهم عن كل جزء من التقرير: من يستخدم هذا، ولماذا؟